ドキュメント（の雛形）を自動生成！
様々な種類のドキュメントが必要な業務において、その内容がドキュメント間でいろいろと重複していることはありませんか？ DocFlowはそのような場合に、ソースとなるドキュメントから重複部分を持ってきて新しいドキュメントに埋め込むことで、雛形を自動作成する仕組みです。
crossnoteには参照コピーや派生コピーという仕組みがあり、上記のようなケースでこれを使うと部品単位で内容の共通化が図れ、整合性がとりやすくなります。ただし最初にドキュメントを作成する際には、いちいち参照コピーや派生コピーの手作業を行わなければなりません。
DocFlowを使うと、予めドキュメント間で部品同士の関係性を定義しておくことで、上記のようなドキュメントの雛形が自動作成できるようになります。ソースにはcrossnoteドキュメントはもちろんのこと、ExcelやWordファイルなどについてもソースとして自動的に内容を切り出し、貼り付けることができます。
またDocFlowを使ってドキュメントを作成した場合、自動作成以外の部分をユーザが書き込んだ後でソースが変更された場合、そのまま再実行することができます。自動作成以外のユーザが書き込んだ部分はそのままにして、ソースデータを貼り付けている部分だけを更新します。
条件に応じて中の構成を変更しなければならない場合、それぞれの条件の組み合わせの数だけテンプレートを用意してしまうと、組み合わせ数が膨大になり、メンテナンスが大変になります。
DocFlowには属性キーワードを毎に入力ソースを切り替える機能がありますので、そのような場合でも1つのテンプレートにまとめることができ、メンテナンス性が良くなります。
複数のドキュメントで文章中に同じ意味の値が使われている場合、それらを変数として外部化し、一括して管理できると便利です。
crossnoteの属性キーワードの仕組みを使うと、文章中にそれらの値を埋め込んで利用することができ、ドキュメントの外部で属性キーワードの値を変更するとドキュメント中の内容が自動的に変更されるようになります。
属性キーワードはファイル管理のための属性ですので、ファイルを開かなくても値を確認したり変更できます。さらに検索の絞込み条件として指定することもできます。
作成されたドキュメントは元のドキュメントの派生ドキュメントになっていますので、参照・派生の仕組みを使い、部品単位で変更されているかどうかをトラッキングできます。ソースが変更された部品には警告が表示されます。
基本的にはDocFlowを再実行すれば自動的に更新されますが、個別の部品毎にマニュアルで更新を行うことも可能です。
DocFlowは DocFlowエディタ用と、DocFlowコントローラ用の２つのライセンスを用意しており、ユーザ毎にライセンスを割り振ることでご利用いただけます。
DocFlowエディター
どういうファイルを入力とし、どのように張り付けるのか、などを定義しておくための仕組みです。
入力ソースとしてはcrossnoteドキュメントやExcelファイル、Wordファイルなどが利用でき、どのようにデータを切り出してくるかを指定します。
出力定義としては、どの入力ソースをどのように張り付けるのか、出力するファイル名をどうするのか、などを定義します。
DocFlowエディタはDocFlowを実行するための定義（DocFlowコントローラ用ファイル）を出力できます。まだDocFlowエディタ上でテスト実行することで、うまく動作するかどうかを確認しながら作成できます。
DocFlowコントローラ
DocFlowエディタで作成された定義に基づいて実際にファイルを作成する仕組みです。入力データがそろっているかどうかを判定し、そろっている場合、ボタン一つでドキュメントを作成します。 また作成後、入力データが更新されていることを検知し、再実行が可能です。