仕様書・マニュアル作成に最適
crossnoteは仕様書やマニュアルを効率よく作成するうえで欠かせない様々な機能を提供しています。 従来のWordでのマニュアルや仕様書の作成では、作成者によって書式が異なったり、ナンバリングがずれたりする問題がありました。
また、Wordファイルが大きくなりすぎると対象の場所を探すだけでも時間を要したり、場合によってはファイルが壊れてしまうなど、様々な弊害が発生していました。
crossnoteドキュメントを用いると大きなドキュメントを複数のドキュメントに分割編集できます。その場合でも全体を体系づけて自動的にナンバリングできるので、ナンバリングがずれることはありません。
ドキュメントの部品化
crossnoteでは、「本文」「図」「表」などをすべて部品として扱い、部品を組み立ててドキュメントを作成できます。 これにより、変更箇所の影響を確認したり、変更点のみを効率よくレビューできるようになりました。
さらに部品単位での参照・派生の仕組みを利用することで、ブランチを用いた複数案件の並行開発も容易になります。
大きなドキュメントは分割編集で
100ページを超えるようなドキュメントは編集しにくいし、目的の場所を探すだけでも一苦労。大きすぎるWordファイルは壊れるリスクもあるでしょう。
そんな場合にはドキュメント構成編集機能が便利です。複数のドキュメントをまとめて、あたかも全体で１つのドキュメントのように扱うことができます。ドキュメント毎に編集担当を分けることもできます。章立ての番号（ナンバリング）やドキュメント内の項目間リンクなどはcrossnoteが自動的にメンテナンスします。
ドキュメントの体系が決まっている場合には、ルールとしてテンプレートに設定しておき、見出しをドロップダウン・リストからの選択して選ぶようにすることも可能です。
Word, PDF, HTMLなどにエクスポート
crossnoteで編集したドキュメントは簡単に WordやPDF、HTMLなどの形式でエクスポートして利用することができます。
さらに、ドキュメントのステータスを変更するだけでHTML形式でWeb公開することもできます。
なお、Wordファイルからcrossnoteドキュメントへの変換インポートもできますので、既存の資産を有効活用しつつ、最少の投資で利用が開始できます。
条件に応じてテンプレートの自動生成
DocFlowとよぶオプション機能を用いると、定期的に作成しなければならないレポートについて、ExcelやWord、他のcrossnoteドキュメントから部品として取り込み、テンプレートを作成することができます。
詳しくはこちらをどうぞ。
他でも似たようなことを書いていないか？
類似ドキュメント検索機能を使うと、今見ている部分に類似した内容を瞬時にリポジトリ全体から検索し、一覧化してくれます。
対象のドキュメントはHTML形式で参照でき、かつ該当部分に直接ジャンプするので、関連ドキュメントを探す作業を大幅にスピードアップできます。
さらに必要な部分を部品単位で取り込むことができ、それを下敷きとして文書を作成すればさらに効率アップできます。
ドキュメント間の参照・派生関係の管理
あるドキュメントをベースに別なドキュメントを作成するような場合、ドキュメント間の参照・派生関係をうまくコントロールする必要があります。 例えば日本語のマニュアルから英語のマニュアルを作成している場合、大元の日本語の文章が変わったら、それに関連した英語のマニュアルも更新しなければなりません。
crossnoteにはドキュメントの部品間の参照・派生関係を管理する仕組みがあり、例えば派生元のドキュメントのある部品が更新された場合、
それを参照している部品を検索したり、派生された部品側もきちんと更新しているかどうかなどをチェックする仕組みがあります。
大規模マニュアル・仕様書での採用実績
こういった特徴を生かし、大手車製造会社A社では膨大な自社製品のマニュアルの管理にcrossnoteをご利用いただいています。
また、電気メーカーB社では、文章の部品化による業務改善を目標に、仕様書作成の現場で評価いただいています。